Factura electrónica B2B: qué exige el Real Decreto 238/2026

Enviar una factura en PDF por correo dejará de ser suficiente entre empresas. La Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresarios y profesionales se emitan en un formato electrónico estructurado, y el Real Decreto 238/2026 ya ha fijado cómo. La obligación alcanza a todas las empresas y a los autónomos, con fechas distintas según lo que facturen.

Qué es la factura electrónica obligatoria

Es la obligación de emitir, enviar y recibir las facturas entre empresarios y profesionales en un formato electrónico estructurado, que un programa puede leer sin intervención humana. La establece la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, y la desarrolla el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo.

A estos efectos, un PDF enviado por correo no cuenta como factura electrónica, porque quien lo recibe tiene que volver a teclear los datos. Con un formato estructurado, la factura entra directamente en el programa de gestión del cliente.

Desde cuándo será obligatoria

El Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero la obligación se aplica por fases a partir de la orden ministerial que regula la solución pública de la Agencia Tributaria: doce meses después para quien facture más de ocho millones de euros al año y veinticuatro meses después para el resto.

La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula esa solución, se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el día 6. Desde esa fecha se cuentan los plazos:

Qué formatos se admiten

Las facturas deben seguir la norma europea EN 16931 en alguna de sus sintaxis admitidas: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Se pueden intercambiar a través de plataformas privadas de facturación electrónica o de la solución pública y gratuita de la Agencia Tributaria, que además hará de repositorio de las facturas.

Si ya intercambias facturas por EDI con la gran distribución, tienes parte del camino hecho. Lo que queda es extender ese intercambio estructurado al resto de clientes y proveedores, también a los más pequeños.

Los estados de la factura: aceptación, rechazo y pago

Lo que más cambia en el día a día es que habrá que informar del estado de cada factura: si se acepta o se rechaza comercialmente y cuándo se paga por completo, con la fecha efectiva de pago. El plazo para comunicarlo es de cuatro días hábiles, y el pago completo tiene que llegar también a la solución pública.

La norma busca reducir la morosidad: con los estados de pago registrados se podrá saber qué empresas pagan tarde a sus proveedores. Para tu equipo de administración, eso significa anotar en el programa de gestión cada cobro y cada pago, factura a factura.

Qué empresas están obligadas

Están obligados todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios y profesionales, sea cual sea su tamaño. La facturación anual solo decide la fecha de inicio. Las facturas a particulares y a las administraciones públicas siguen sus propias reglas; con la Administración, la factura electrónica ya es obligatoria desde 2015.

Los autónomos y las microempresas tendrán el plazo más largo, pero también están obligados. Quien hoy factura con una hoja de cálculo o un procesador de textos tendrá que pasar a un programa que genere facturas estructuradas.

Cómo prepararte

Revisa si tu programa de gestión genera facturas en alguno de los formatos admitidos, si puede enviarlas y recibirlas por una plataforma o por la solución pública y si registra la aceptación y el pago de cada una. Ordena también los datos fiscales de clientes y proveedores y piensa cómo recibirás las facturas de compra.

Antes de tu fecha, comprueba estos puntos:

• Tu programa genera la factura en un formato estructurado válido.
• Las facturas de proveedores entran en tu sistema sin teclearlas.
• La aceptación, el rechazo y el pago se comunican dentro de plazo.
• Cada cliente y cada proveedor tiene bien su identificador fiscal y su dirección.
• Está decidido quién aprueba, quién rechaza y quién registra cada pago.

Factura electrónica, VeriFactu y SII

Son tres obligaciones distintas. La factura electrónica regula el formato en que se intercambian las facturas entre empresas. VeriFactu regula cómo las registra el programa que las emite y qué recibe Hacienda. El SII es el envío casi inmediato de los libros de IVA que ya hacen, entre otras, las grandes empresas. Una empresa puede tener varias.

Sobre VeriFactu tienes nuestra guía VeriFactu y sus fechas tras el aplazamiento a 2027. Y si todavía no tienes claro qué programa necesitas, empieza por cómo elegir un ERP.

Cómo lo resuelve W3ERP

W3ERP incluye en su núcleo comercial y financiero la emisión y recepción de facturas electrónicas, el SII, el EDI con clientes y proveedores y el módulo fiscal. Si quieres revisar cómo llega tu empresa al calendario de la factura electrónica obligatoria, cuéntanos cómo facturas hoy y te explicamos los pasos.