Cómo acertar al elegir el ERP de tu empresa

Cambiar de ERP es una de las decisiones más caras de deshacer en una empresa, porque toca a la vez ventas, compras, almacén, producción y contabilidad. Hay que elegir con método, y el método empieza por describir cómo trabajas hoy. Estos son los siete pasos que seguimos con las empresas que nos consultan.

1. Describe tus procesos antes de mirar programas

Antes de pedir demostraciones, pon por escrito cómo circula hoy la información en tu empresa: quién toma un pedido, cómo se reserva el stock, cuándo se factura y en qué punto se pierde tiempo. Con ese mapa sabrás qué necesitas y no pagarás por funciones que nadie va a usar.

Basta con recorrer los circuitos principales y anotar qué se hace, con qué herramienta y quién lo hace. En ventas, presupuestos, pedidos, tarifas, descuentos y seguimiento de clientes. En compras y almacén, pedidos a proveedores, recepciones, ubicaciones, inventarios y expediciones. Si fabricas, órdenes, consumos, tiempos y costes. Y en administración, facturación, cobros y pagos, contabilidad e impuestos.

Anota también lo que es propio de tu sector: en una cerámica, los tonos y calibres; en un teatro, la taquilla y el aforo; en un fabricante de sofás, el producto configurable. Si el ERP no resuelve esos detalles, acabarás manteniendo hojas de cálculo paralelas.

Ese mapa también lo puede hacer una consultoría. UserIT tiene una alianza estratégica con Laecel, consultoría para pymes de la zona de Valencia: Laecel revisa procesos, responsables y datos antes de elegir la herramienta, y UserIT implanta W3ERP.

2. Compara lo que cubre el estándar con lo que habrá que personalizar

Ningún ERP encaja al cien por cien de serie. Lo que tienes que averiguar es cuánto cubre el programa estándar y cómo se resuelve el resto: configurándolo, con desarrollo a medida o cambiando tu forma de trabajar. Pide que te lo enseñen con casos reales de tu empresa, por ejemplo un pedido complicado del mes pasado.

Pregunta también quién hace esas adaptaciones y qué pasa con ellas cuando sale una versión nueva del programa. Si la personalización la hace un tercero sobre un producto ajeno, cada actualización puede convertirse en un pequeño proyecto. En W3ERP, la plataforma, el programa estándar y la personalización los desarrolla el mismo equipo, y las adaptaciones las mantiene quien conoce el código.

3. Revisa cómo se conecta con todo lo demás

Un ERP rara vez trabaja solo. Recibe pedidos de una tienda online o de un portal B2B, intercambia documentos con la gran distribución, envía facturas electrónicas y registros a la Agencia Tributaria y alimenta los cuadros de mando de la dirección. Cada conexión que falte supone trabajo manual y, antes o después, errores.

Antes de decidir, comprueba por lo menos estas conexiones:

• EDI con los clientes y proveedores que lo exijan.
• Factura electrónica, que será obligatoria entre empresas, y VeriFactu o el SII, según tu caso.
• Bancos, para remesas, conciliación de extractos y ficheros de pago.
• Tienda online para particulares y portal para clientes profesionales.
• Terminales de radiofrecuencia en el almacén, si mueves mucho volumen.

4. Decide si lo quieres en la nube o en tus servidores

Un ERP web o en la nube se usa desde el navegador, sin instalar nada en los puestos, y el proveedor se encarga del servidor, de las copias de seguridad y de las actualizaciones. Uno instalado en servidores propios te da control físico de los datos, pero hay que mantener equipos, seguridad y copias con personal propio o contratado.

En la mayoría de las pymes la opción web simplifica el día a día: se trabaja igual en la oficina que en el almacén o de viaje, y no hay que renovar servidores cada pocos años. Elijas lo que elijas, pregunta dónde se alojan los datos, quién hace las copias y cómo recuperarías tu información si un día cambias de proveedor.

5. Calcula el coste total a cinco años

Las licencias son solo una parte de lo que cuesta un ERP. Para comparar ofertas, suma a cinco años la implantación, las personalizaciones, el alojamiento o los servidores, el mantenimiento, el soporte y las horas que tu equipo dedicará al arranque. Esa suma se llama coste total de propiedad.

Pide a cada proveedor que valore por separado estas partidas:

• La implantación, con el análisis de procesos, la configuración, la migración de datos y la formación.
• Los desarrollos a medida para lo que el estándar no cubre.
• La infraestructura, sea alojamiento en la nube o servidores, y su mantenimiento.
• El soporte y las actualizaciones a partir del primer año.

Si una oferta no desglosa alguna de estas partidas, pregunta si está incluida y cuánto costará.

6. Pregunta quién te atenderá después del arranque

Un ERP se usa durante años, y durante casi todo ese tiempo lo que cuenta es el soporte: quién responde cuando una factura no sale, cuánto tarda y si puede corregir el problema él mismo o tiene que pasarlo a otro fabricante. Pregúntalo antes de firmar y pide referencias de clientes de tu sector.

Ayuda mucho que soporte y desarrollo estén en la misma empresa. Si quien atiende la incidencia puede hablar directamente con quien programa el ERP, los problemas se resuelven antes, y las mejoras que pidas no dependen de la lista de espera de otro fabricante.

7. Prueba con tus propios datos y planifica por fases

Antes de decidir, pide una demostración con tus artículos, tus clientes y un pedido real, y comprueba el recorrido completo: del pedido al albarán, de ahí a la factura y después a la contabilidad. Luego planifica la implantación por fases y empieza por el área que más te frena.

Implantar por fases reduce el riesgo y reparte el esfuerzo del equipo. Lo habitual es arrancar con el núcleo comercial y financiero y añadir después el almacén, la producción, la venta online o los cuadros de mando. Cada fase nueva trabaja con los datos que ya cargó la anterior.

Errores habituales al elegir un ERP

Vemos los mismos errores en empresas muy distintas: elegir por la demostración más vistosa, subestimar la migración de datos, no reservar tiempo del equipo para la formación, dejar fuera de la decisión a quienes usarán el programa cada día y comparar ofertas que no incluyen lo mismo. Casi todos se notan cuando el programa ya está en marcha.

El último se evita pidiendo a todos los proveedores el mismo desglose del paso 5. Para el penúltimo, invita a la demostración a quien toma los pedidos y a quien prepara las expediciones, además de a la dirección.

Cómo lo hacemos en UserIT

En USER Informática desarrollamos W3ERP desde Valencia y lo implantamos nosotros mismos: analizamos tus procesos, te enseñamos cuánto cubre el estándar y qué habrá que adaptar, y arrancamos por el módulo que más te frena. Si quieres comprobarlo con tus datos, cuéntanos tu caso y preparamos una demostración sin compromiso.

Los ocho módulos de W3ERP están descritos uno a uno en su página.